Menggunakan perkhidmatan e-mail untuk menghantar surat kepada kenalan anda bukanlah suatu perkara yang sukar, akan tetapi terdapat beberapa kod etika yang harus diikuti supaya email tidak menimbulkan salah faham dengan penerima e-mail kita dan untuk membantu menguruskan e-mail anda dengan lebih teratur. Berikut adalah 10 etika dan panduan penggunaan e-mail :

Padamkan e-mail

      Lihat dahulu tajuk e-mail sebelum membukanya. Padamkan semua e-mail yang anda tidak tahu siapa penghantarnya atau yang tidak relevan dengan anda.

Tidak menggunakan Attachment

      Banyak masa diperlukan untuk memindah terima Attachments menerusi Web. Malah fail-fail yang dihantar mungkin tidak serasi dengan sistem komputer penerima atau lansung tidak sampai atau tidak lengkap serta rosak. Dengan itu adalah lebih baik menggunakan perkhidmatan penghantaran fail menerusi ICQ atau IRC dan juga FTP (File Transfer Protocol).

Kira sehingga 10 dan hantar

      Jangan hantar e-mail ketika anda sedang marah atau penat kerana anda akan kemungkinan menggunakan perkataan-perkataan yang kesat dan kasar. Tunggu sehingga anda sudah tenang sebelum menghantar e-mail.

Bukan pengganti

      Jangan gunakan e-mail sebagai pengganti kepada perkara-perkara yang penting yang sepatutnya dilakukan dengan bersemuka. Sebagai contohnya ialah membuang pekerja, memberi amaran dan memuji orang. Anda juga perlu ingat bahawa mesej yang kurang jelas akan disalah ertikan dan mungkin akan membawa kepada pertelagahan.

Kemaskini maklumat

      Pastikan anda menyimpan semua alamat dalam buku alamat anda dan jangan buang alamat sesiapapun daripada senarai itu. Anda tidak tahu bila mereka akan muncul semula.

Putuskan rantai itu

      Anda tidak pasti menerima e-mail berantai menerusi akaun e-mail anda. Mesej e-mail seperti itu akan membuatkan akaun e-mail anda penuh dengan mesej yang tidak berfaedah. Nasihat saya....putuskan rantai tersebut.

Khabar angin dan gosip

      Jangan hantar khabar angin atau mesej yang berniat jahat mengenai sebarang individu. Ia pasti akan menghantui anda kembali kerana ia boleh dihantar kepada sesiapa sahaja atau kepada individu yang terbabit. Lebih teruk lagi ia boleh membuatkan anda didakwa di mahkamah dan disabitkan kesalahan.

Balasan

      Tindakan Flaming iaitu menghantar e-mail yang menghina atau menyakitkan hati orang lain adalah satu kesalahan. Jika anda ingin membalas dendam atau marah dengan seseorang, jangan lakukan menerusi e-mail, ia pasti akan memakan diri sendiri.

Komunikasi peribadi

      Anda harus sedar bahawa terdapat lain-lain cara berkomunikasi yang mungkin lebih sesuai dengan satu-satu situasi. Bersemuka misalnya adalah satu cara komunikasi yang lebih berkesan berbanding dengan e-mail untuk sesetengah situasi. Jika e-mail adalah cara yang paling sesuai, gunakannya jika tidak menggunakan cara komunikasi lain.

Tiada kesempurnaan

      Jika anda mahu menghantar sebuah mesej yang penting, jangan gunakan e-mail sepenuhnya kerana mesej tersebut mungkin rosak dan ayat-ayat anda akan berterabur. Akhirnya ia akan membawa kepada kesalahertian mesej tersebut. Jika anda mahu pastikan ia tidak disalahertikan, susuli e-mail anda dengan panggilan telefon atau dengan surat bertulis.